Cloud First & End-to-end-prozesse
Auf dem Weg zu
„digitalen Fabriken“
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Gemeinsam treiben sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bei der ECE voran, v. l. n. r.:
Ingo Fiß (Director Information Technology), Robert Heinemann (Managing Director Corporate Operations & Solutions), und Frank Bünemann (Director Commercial Property Management).
Ob Mietvertrags- und Energieverbrauchsdaten oder Besucher- und Umsatzzahlen der Center – die Basis für die digitale Steuerung aller Geschäftsprozesse der ECE sind Daten. Um diese effizient nutzen und auf die aktuellen Anforderungen ihrer Geschäftspartner, des Markts und der Politik bestmöglich reagieren zu können, hat sich die ECE vor einigen Jahren auf den Weg gemacht, ihre Prozesse grundlegend neu zu gestalten und konsequent zu digitalisieren.
Klares Ziel ist, alle Massenprozesse möglichst weitgehend zu automatisieren, um schneller und noch verlässlicher zu werden. Das umfassende Know-how der Mitarbeitenden soll hingegen dort eingesetzt werden, wo es neue, besonders komplexe oder individuelle Anforderungen gibt. Gleichzeitig galt es, eine moderne, cloudbasierte IT-Architektur zu entwerfen und zu implementieren.
Die Basis: Digitalisierte Prozesse
Durch den Einsatz modernster Technologien zur Automatisierung komplexer Prozesse mit sehr heterogenen Anforderungen hat die ECE eine umfassende End-to-End-Digitalisierung und Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse – zunächst mit Fokus auf Deutschland – geschaffen. Nach dem Generationswechsel 2022 auf SAP S/4 HANA hat die ECE 2024 bereits auf die neueste Softwareversion umgestellt, die mit FIORI und anderen Funktionen jetzt die Einführung eines digitalen Gebäudemanagementsystems (CAFM) ermöglicht. Eine wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der Strategie der „digitalen Fabriken“ war die Migration aller Daten in die Cloud. Dabei hat die ECE als eines der ersten Unternehmen ein Datawarehouse auf Basis von Microsoft Fabric eingeführt, in dem die Rohdaten aus allen Quellensystemen gesammelt und angeliefert werden. Zur Schaffung eines einheitlichen Formats werden die Daten anschließend über verschiedene Ebenen aufbereitet, harmonisiert und normalisiert. Auf dieser Basis kann sich die ECE die gewünschten Daten je nach Bedarf und Anwendungsfall ausgeben lassen.
„Dank der umfassenden End-to-End Digitalisierung und Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse können wir schneller agieren, auf aktuelle Anforderungen reagieren und damit die Zufriedenheit unserer Geschäftspartner erhöhen."
ROBERT HEINEMANN,
MANAGING DIRECTOR CORPORATE OPERATIONS & SOLUTIONS BEI DER ECE GROUP SERVICES
IT-Sicherheit
Bis Ende 2024 hat die ECE erfolgreich ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) zum Nachweis eines systematischen IT-Risikomanagements und wichtiger Sicherheitsprozesse aufgebaut, das als „zertifizierungsreif“ bewertet wurde. Somit entsprechen die ECE-Standards nun den normativen Vorgaben der DIN ISO 27001. Auch für regulierte Investoren, die der DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) unterliegen, hat sie die Anforderungen im Blick.
Konkrete Anwendungsbeispiele
Digitaler Mietvertrag
Schnell, einfach und unbürokratisch: Im Mai 2023 in der regionalen Vermietung eingeführt, vereinfacht der digitale Mietvertrag das bislang oftmals komplexe und individuell verhandelte Vertragswerk zwischen Retailern und der ECE. Nach einer erfolgreichen Pilotphase wurde der digitale Mietvertrag inzwischen auf 55 Center ausgerollt. Insgesamt wurden bereits mehr als 450 digitale Mietverträge abgeschlossen, auch mit ersten Filialisten. Mit weiteren ausgewählten überregionalen Bestandsmietern ist die ECE aktuell in der Abstimmung.
Digitales Anfragenmanagement
Im Customer Service setzt die ECE auf ein professionelles Anfragenmanagement (CSM) mit einem Ticketsystem. So werden Mieteranfragen automatisch vordefinierten Kategorien zugeordnet und direkt an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. So können Anfragen inzwischen deutlich schneller und transparent bearbeitet werden.
Automatische Auswertung von Umsatztestaten
Auch für die effiziente Erstellung der Umsatzmietabrechnungen setzt die ECE auf modernste Technologie. So kann sie mit Hilfe der Software SmartFix die per Post geschickten Umsatztestate der Mieter KI-basiert auslesen sowie auswerten und auf diese Weise schnell und einfach die Umsatzmietabrechnungen erstellen.
Mit KI
in die Zukunft
Nachdem die ECE erfolgreich die Basis für digitalisierte und automatisierte Prozesse geschaffen hat, geht sie nun mit KI-Anwendungen einen Schritt weiter. Aktuell befinden sich drei größere Projekte in der Umsetzung:
Digitalisierung analoger Mietverträge
Der neue digitale Mietvertrag der ECE vereinfacht und beschleunigt den Vertragsprozess erheblich. Die ECE hat aber aus der Vergangenheit gut 16.000 aktive analoge Mietverträge und Verträge zur Werbe-gemeinschaft in der Verwaltung. Daher wurde ein Proof of Concept erstellt, um es Mitarbeitenden künftig zu ermöglichen, schnell auf analoge Vertragsdaten zuzugreifen und bei Bedarf einzelne Mietverträge auszuwerten. In einem zweiten Schritt sollen mit Hilfe von KI alle bestehenden Mietverträge digitalisiert werden, damit künftig Nachträge deutlich schneller erstellt und jederzeit bei Rückfragen von Investoren oder Mietern gewünschte Vertragsdaten bereitgestellt werden können.
Digitalisierung des Mängelmanagements
Zu ihrer Verantwortung als Center-Betreiber gehört für die ECE auch ein professionelles Mängelmanagement. Ziel ist es, Mängel im Center so schnell wie möglich zu beheben. Um entsprechende Bearbeitungsprozesse noch zügiger steuern zu können, wird die ECE die sehr individuellen Berichte externer Gutachter künftig KI-gestützt auswerten, automatisiert weiterverarbeiten und die Mängelbeseitigung systembasiert nachverfolgen.
Mietkalkulator
Als größter Einzelhandelsvermieter in Europa verfügt die ECE über eine einzigartige Datenbank mit Mieten, Umsätzen und Flächenmerkmalen. Die schiere Masse an Daten ermöglichte bislang aber nur begrenzte Auswertungen. Ein erster KI-Pilot hat jetzt gezeigt, dass diese Datenbasis eine hervorragende Grundlage dafür ist, um bei der Planung neuer Belegungsvarianten unterschiedliche Szenarien zu kalkulieren oder Angebote für interessierte Mieter zu berechnen.
Enger Austausch mit Softwareentwicklern
Neben der Implementierung neuer digitaler Produkte und Anwendungen ist für die ECE der regelmäßige Austausch mit führenden Hard- und Softwareherstellern sehr wichtig. Insbesondere mit Microsoft besteht eine enge Kooperation. So treffen sich die IT-Experten regelmäßig mit dem deutschen Management von Microsoft, um Erfahrungen auszutauschen und frühzeitig über neue Produkte und Strategien zu sprechen. Denn für ein Unternehmen, das als First Mover die neuesten Microsoft-Produkte und -Versionen einsetzt, wie etwa Fabric und Copilot, ist es wichtig, sich intensiv mit den neuen Technologien zu befassen, um sie optimal nutzen zu können. Zudem beteiligt Microsoft die ECE-IT-Experten auch an Produktentwicklungen. //
„Die ECE ist für uns aufgrund ihres hervorragenden Technologieverständnisses und ihrer Nutzung unserer Produkte als First Mover ein wichtiger Partner in Europa im Bereich Real Estate."
DR. INGA VON BIBRA,
CUSTOMER SUCCESS LEAD / BOARD MEMBER, MICROSOFT GERMANY